De overlegcommissie wordt in leven geroepen om alle adviserende diensten rond een dossier te verzamelen. De commissie beoordeelt het plan of project in openbaar onderzoek en geeft hierover een advies aan de vergunningverlenende overheid. Dit advies volgt voordat een definitieve beslissing valt. Het advies van de overlegcommissie kan gunstig, gunstig mits voorwaarden of ongunstig zijn en is formeel niet-bindend. In de meeste gevallen neemt de vergunningverlenende overheid het advies van de commissie echter over.

In de overlegcommissie zetelen vertegenwoordigers van de gemeente en het gewest, verdeeld tussen de volgende vijf overheidsinstanties.

• drie leden die aangeduid worden door het college van burgemeester en schepenen. Meestal is de voorzitter de Schepen van Stedenbouw en Ruimtelijke Ordening.
• een vertegenwoordiging van de gewestelijke administratie stedenbouw, het Bestuur voor Ruimtelijke Ordening en Huisvesting (BROH) ;
• een vertegenwoordiging van de gewestelijke administratie monumenten en landschappen, de Dienst voor Monumenten en Landschappen ;
• een vertegenwoordiging van Leefmilieu Brussel (BIM) , de gewestelijke milieuadministratie;
• een vertegenwoordiging van de Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij Brussel (GOMB) .

Ieder lid mag een eigen gemotiveerd advies formuleren. Zijn alle leden het eens, dan geeft de overlegcommissie een unaniem advies. Zoniet, dan bestaat het advies van de overlegcommissie uit de opsomming van alle afzonderlijke adviezen. Leden die een instelling vertegenwoordigen die zelf de aanvraag indient, moeten zich onthouden. Dit betekent dat zij niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming. De ambtenaren van het BROH vormen een uitzondering op deze regel.

Meestal bepalen de leden hun advies onmiddellijk na de hoorzitting op basis van de persoonlijke analyse die ze vooraf van het dossier hebben gemaakt en de opmerkingen die ze tijdens de hoorzitting hebben gehoord. Uitzonderlijk gebeurt het dat een lid van zijn oversten de uitdrukkelijke opdracht heeft gekregen een bepaald standpunt in te nemen.

Grootste knelpunt is het totaal gebrek aan duidelijke criteria waarop een lid van de overlegcommissie zich beroept om een bepaald advies te geven. Een ondubbelzinnige beleidslijn ontbreekt. Het Gewestelijk BestemmingsPlan (GBP)  geeft een aantal richtlijnen, maar die zijn zeer algemeen en ruim interpreteerbaar. Tot op vandaag bestaat er geen precisering van die regels.

Een advies kan gunstig, gunstig mits voorwaarden of ongunstig zijn. De overlegcommissie legt soms voorwaarden op waaraan het gewijzigde plan moet voldoen om uitgevoerd te kunnen worden. De aanvrager krijgt dan de kans om zijn project in functie van die voorwaarden te wijzigen. Het gemotiveerde advies van de overlegcommissie is niet bindend maar in de meerderheid van de gevallen volgt de beslissende overheid het op.

Een College van Burgemeester en Schepenen kan niet kiezen wanneer het voor een bepaald project een overlegcommissie organiseert. Het Brussels Wetboek van de Ruimtelijke Ordening (BWRO) en de uitvoeringsbesluiten leggen vast voor welke projecten en plannen een openbaar onderzoek met overlegcommissie moet worden georganiseerd. Het BWRO bepaalt verder dat de overlegcommissie advies moet geven binnen de 30 kalenderdagen na sluiting van het openbaar onderzoek.

De data en agenda van de volgende overlegcommissie wordt soms online gepubliceerd op de website van de gemeente.

Gebruik onze BRAL-kaart voor alle praktische info over jouw gemeente: 

Het verloop van een vergadering van de overlegcommissie is niet wettelijk vastgesteld. Onze ervaring wijst uit dat de vergadering uit 2 delen bestaat:

Publiek deel: de openbare hoorzitting

Tijdens dit deel licht de aanvrager of de ontwerper eerst het aangevraagde project toe. Daarna worden de personen gehoord die hier tijdens het openbaar onderzoek om hebben gevraagd. Op dat moment kan je vragen, opmerkingen en bezwaren mondeling formuleren en argumenteren. Je mag je hierbij officieel laten bijstaan door 2 'raadgevers'. Hoe je dit het beste aanpakt, lees je bij 'Wat is de efficiëntste strategie?'.

Niet-publiek deel: het overlegmoment

De leden van de overlegcommissie beraadslagen achter gesloten deuren zonder de aanvrager en de bewoners over het advies dat ze zullen geven. Je moet overleg dus begrijpen als overleg tussen de verschillende adviesverlenende administratieve diensten en niet als werkelijk overleg met de bewoners. Er moeten minstens 4 leden van de overlegcommissie aanwezig zijn om een geldig advies te kunnen uitbrengen. Het advies van de overlegcommissie moet gemotiveerd worden maar is niet bindend.

De overlegcommissie brengt bijna altijd onmiddellijk na de hoorzitting advies uit. Voor plannen en grote complexe dossiers kan tijdsdruk ertoe leiden dat de overlegcommissie niet oordeelt en het advies uitstelt naar een latere bijeenkomst. Bovendien kan ieder lid uitstel vragen. Het lid moet zijn vraag om uitstel argumenteren en alle overige leden moeten die vraag aanvaarden. Een goed argument is bvb. onvoldoende duidelijke informatie in het aanvraagdossier dat een bezoek ter plaatse vereist.