Waar en wanneer kan je een dossier raadplegen ?

De contactgegevens van de dienst stedenbouw van jouw gemeente vind je hier. We proberen de lijst zo up-to-date mogelijk te houden. De juiste contacturen staan ook op de rode affiche van het project.

Het dossier van een lopend openbaar onderzoek ligt tijdens de openingsuren ter inzage bij de dienst stedenbouw. Minstens 1 halve dag per week kan je er uitleg krijgen van de 'bevoegde' ambtenaar. Op de gemeente is het de persoon die dat dossier het grondigst kent en je het best kan helpen met je vragen.

Wil je meer uitleg, dan telefoneer je best vooraf naar de dienst en maak je een afspraak met die persoon. Doe dit zeker als je een dossier wil raadplegen tijdens de ene avond per week dat het gemeentehuis verplicht open is. Heb zeker geen schrik om 'domme' vragen te stellen. Openbare dienstverlening is de belangrijkste taak van de lokale besturen en de bevoegde ambtenaar is er om je te helpen.

Welke documenten zitten er in een dossier ?

De inhoud van een aanvraagdossier voor een stedenbouwkundige vergunning of een stedenbouwkundig attest hangt af van veel factoren maar grosso modo kan je er de volgende documenten in vinden:

• een kopie van de rode affiche. Hierop vind je zeer bondig alle gegevens over de aanvraag;
• een ontvangstbewijs van het dossier;
• een ingevuld type-aanvraagformulier voor een stedenbouwkundige vergunning of een stedenbouwkundig attest. Dit aanvraagformulier bevat o.a. cijfergegevens, zowel over de bestaande toestand als over het ontwerp: oppervlakte van de verschillende functies op de verschillende verdiepingen, bezettingsgraad, aantal woningen, woningdichtheid, ...);
• een eigendomsbewijs of goedkeuring van de eigenaar;
• een verklarende niet-technische nota waardoor je het project vlotter kan begrijpen. Elk type-aanvraagformulier bevat een vakje waarin deze niet-technische verklaringen kunnen worden ingevuld. Dat vakje voorziet echter zo weinig plaats dat deze verklarende niet-technische nota vaak apart wordt toegevoegd;
• enkele foto’s van de bestaande toestand van het goed en zijn onmiddellijke omgeving;
• een plannenlijst en een reeks bouwplannen die de bestaande toestand en het ontwerp grafisch weergeven (inplantingsplan, grondplannen, gevelopstanden, doorsnedes, constructiedetails, ...) op groot formaat;
• een synthese-document op A3-formaat met de belangrijkste plannen: het inplantingsplan, de gevelopstanden, de doorsnedes en de bouwprofielen.
• eventueel een effectenverslag op effectenstudie

Je kan het makkelijkst begrijpen uit volgende documenten: de rode affiche, het ingevuld type-aanvraagformulier, de verklarende niet-technische nota en het synthesedocument van de plannen. De volledige samenstelling van een aanvraagdossier en het type-aanvraagformulier vind je in het uitvoeringsbesluit hierover.

Welke documenten mag je kopiëren ?

Van volgende documenten moet je een kopie kunnen krijgen, zie de paragraaf hierboven voor een uitleg:

• de rode affiche;
• het ingevuld type-aanvraagformulier;
• het synthese-document;
• de eerder afgeleverde vergunningen of attesten met de bijhorende adviezen. Een afgeleverde of geweigerde stedenbouwkundige vergunning of attest is een publiek document dat het advies van de gemachtigde ambtenaar bevat dat op zijn beurt het advies van de overlegcommissie herneemt.

Het al dan niet vrij en gratis kunnen kopiëren van documenten varieert sterk van gemeente tot gemeente. In principe is de kopie aan kostprijs. Bij sommige gemeenten zien ze dit al eens door de vingers als je uitlegt dat je handelt in naam van de buurtbewoners.

Algemeen geldt de openbaarheid van bestuur. De reglementering schrijft voor dat je afschriften of uittreksels van documenten mondeling en schriftelijk kan aanvragen bij het gemeentebestuur. Als je de documenten niet onmiddellijk meekrijgt, worden ze je binnen de 8 werkdagen “ter beschikking gesteld”.

In de praktijk betekent dit dat je de aangevraagde documenten kan komen afhalen op het gemeentehuis. Wetende dat de meeste openbare onderzoeken 15 kalenderdagen (= 10 werkdagen) duren, kan je afleiden dat na een wachttijd van 8 werkdagen het openbaar onderzoek en je kans om te reageren vaak voorbij zijn. Onderhandel dus om de documenten onmiddellijk mee te krijgen. Laat het ons weten wanneer je te maken hebt met een “lastige” gemeente.